Wie EventSummit eine durchgängige Event-Journey ermöglicht

Die Herausforderung: eine fragmentierte Journey, die Potenzial ungenutzt ließ

EventSummit bringt Tausende von Fachleuten für einen intensiven Tag zusammen. Networking entstand nicht automatisch, sodass Teilnehmer die Kontakte verpassten, für die sie gekommen waren. Der Weg durch die Veranstaltung blieb unklar, und der Check-in am Eingang wurde chaotisch. Sponsoren und Aussteller erhielten nicht den vollen Wert, den ihre Teilnahme verdient hätte.

Diese Fragmentierung hatte ihren Preis. Das Engagement sank, Networking-Momente gingen verloren, und die Organisatoren gewannen kaum Einblick in das Verhalten der Teilnehmer. Das Ergebnis waren ein niedrigerer Sponsoren-ROI, verlorene Leads und weniger Spielraum, die Veranstaltung wachsen zu lassen und wiederkehrende Besucher zurückzugewinnen. Organisatoren, Sponsoren, Aussteller, Speaker und Teilnehmer bekamen das alle zu spüren, denn jeder von ihnen ist für Networking, Sichtbarkeit und Geschäft auf das Event angewiesen.

Die Lösung: eine Plattform von der Registrierung bis zum Networking

EventSummit hat Registrierung, bezahlte Tickets, Badge-Druck, Check-in und die Community-App auf eine integrierte Plattform verlegt. Das verbindet die gesamte Event-Journey durchgängig. Teilnehmerdaten, Zugang und Engagement liegen jetzt an einem Ort, was manuelle Arbeit reduziert und die Lücken zwischen einzelnen Systemen beseitigt.

Der Ablauf ist unkompliziert. Teilnehmer registrieren sich und kaufen Tickets über die Plattform, holen sich ein Badge für einen schnellen Check-in vor Ort und nutzen die Community-App, um zu netzwerken, Meetings zu planen und auf Event-Inhalte zuzugreifen. Organisatoren steuern den Betrieb, Sponsoren und Speaker gewinnen an Sichtbarkeit, Aussteller arbeiten mit dem Aussteller-Portal, und das Operations-Team übernimmt Check-in und Badge-Druck.

Der Mehrwert zeigt sich auf allen Seiten. Teilnehmer erleben einen reibungsloseren Ablauf und mehr Networking. Organisatoren erhalten klare Daten und Einblicke. Sponsoren und Aussteller gewinnen Sichtbarkeit und messbaren ROI, und das Aussteller-Portal mit Lead-Scanning macht das Erfassen und Verwalten von Leads einfach. Automatisierte Registrierung, integrierter Check-in und zentralisierte Daten verringern zudem das Risiko langer Warteschlangen und verstreuter Datensätze.

Das Ergebnis: vernetzt, messbar und wiederholbar

EventSummit lieferte ein nahtloses End-to-End-Erlebnis. Registrierung, bezahlte Ticketvergabe, Check-in, Badge-Druck und Networking funktionieren jetzt als eine Einheit. Teilnehmer betraten die Veranstaltung problemlos, vernetzten sich über die Community-App und tauschten sich mit Ausstellern aus. Aussteller gewannen mehr Leads und ROI durch das Portal und das Lead-Scanning, während Organisatoren klare Einblicke in Engagement und Leadgenerierung erhielten und den Betrieb einfacher steuerten.

Nach rund sechs Jahren Zusammenarbeit lieferte diese Ausgabe den größten Mehrwert, denn die neuesten Funktionen übernahmen die Hauptarbeit. Bezahlte Tickets und die plattforminterne Standauswahl vereinfachten Verwaltung und Vertrieb, und beides lässt sich direkt auf zukünftige Ausgaben übertragen. Zusammenarbeit und Support wurden mit 9/10 bewertet.