Een vlekkeloze event check-in
Scan het ticket bij de deur en je weet direct wie er binnen is, wie je nog verwacht en wat voor type bezoeker er voor je staat. Er wordt direct een gepersonaliseerde badge geprint, ook voor de deelnemers die zich op de dag zelf aanmelden.
Binnen vijftien minuten weet je precies hoe het werkt voor jouw evenement.
De check-in voor mijn evenement is nog nooit zo makkelijk geweest! We konden in real time zien wie er ingecheckt was en hoeveel mensen er aanwezig waren.
Snel en eenvoudig inchecken door simpelweg een QR-code te scannen.
Je check-in kost je nu te veel tijd en handmatig werk
Bij veel evenementen gaat de check-in nog grotendeels handmatig: badges vooraf sorteren, lijsten bijhouden en zoeken naar de juiste naam bij de deur. Dat kost tijd, zorgt voor opstoppingen, terwijl dit het moment is waarop bezoekers hun eerste indruk van je evenement krijgen.
Late avonden vooraf
Badges alfabetisch sorteren tot diep in de nacht, om ze vervolgens te vouwen en in houders te schuiven.
Een wachtrij bij de deur
Bezoekers staan te wachten terwijl iemand door de stapel zoekt naar de juiste badge.
Handgeschreven badges
Wie zich op de dag zelf aanmeldt, krijgt een badge zonder QR-code, en die is onbruikbaar voor lead scanning.
Bijhouden op papier
Aankomsten afvinken in een spreadsheet, om het geheel achteraf weer met de hand over te typen.
Geen zicht op wie er voor je staat
Je weet niet of je een VIP, een spreker of een exposant verwelkomt.
Niet langer schaalbaar
Je evenement blijft groeien, maar deze manier van werken loopt vast.
Eén systeem dat je hele check-in regelt
Je bezoekers scannen hun ticket, de badge wordt geprint en jij houdt real-time overzicht. Dit verandert er ten opzichte van hoe het meestal gaat:
| Hoe het meestal gaat | Met Event Check-in van Let's Get Digital |
|---|---|
| De avond voor het event sorteer je alle badges alfabetisch en schuif je ze in houders. | Badges worden pas geprint zodra iemand incheckt. Geen late avonden en geen stapels ongebruikte badges. |
| Bij de deur groeit de wachtrij terwijl iemand naar de juiste badge zoekt. | Eén scan van de QR-code en de juiste badge rolt er in enkele seconden uit. Je bezoeker loopt gewoon meteen door. |
| Late aanmeldingen krijgen een handgeschreven badge zonder QR-code. | Iedereen krijgt dezelfde professionele badge met een QR code, ook wie zich pas net heeft aangemeld. |
| Je vinkt aankomsten af in een spreadsheet en typt het geheel achteraf met de hand over. | Je kunt in real time zien wie er binnen is en wie je nog verwacht. De cijfers staan voor je klaar zodra de deuren sluiten. |
| Je weet niet of er een bezoeker, een VIP of een exposant voor je staat. | Kleuren en badgetypes maken elk type bezoeker direct herkenbaar. |
| Een typefout, of een collega die komt opdagen in plaats van de persoon die geboekt heeft, kan niet meer worden aangepast op de badge. | Je past ter plekke een naam aan of corrigeeert een typefout en print direct de juiste badge. |
| Je evenement groeit en je huidige manier van werken loopt tegen zijn grenzen aan. | Je schaalt op met extra scanpunten of printers precies wanneer je ze nodig hebt. |
Hoeveel scanpunten heb ik nodig?
Vul je bezoekersaantal in en de tijd waarin ze binnenkomen, en zie meteen hoeveel scanpunten je nodig hebt voor een soepele check-in zonder wachtrij. Laat je e-mailadres achter voor het volledige advies op maat.
Bereken jouw setup
Een indicatie op basis van de realistische doorstroom per scanpunt. In de demo stemmen we dit exact af op jouw evenement.
- Een setup die de piek aankan, zonder wachtrij
- De complete setup: scanpunten, printers en ondersteuning
- Een eerste indicatie van de investering voor jouw setup
- Hoeveel tijd en hoeveel hosts je bespaart
Your recommended setup
- Virtually no queue. With the recommended setup the wait stays under two minutes, even at the peak.
- The complete setup: 5 scan points as a basis, 6 at the peak, plus 2 backup printers and one desk for exceptions.
- Investment from € x.xxx for this setup.
- You save the evening before — no sorting or folding — and with self check-in you need fewer hosts at the door.
Bouw je check-in precies zoals jouw evenement het nodig heeft
Van badgeprinten op locatie tot real-time inzicht en lead scanning. Jij kiest precies de onderdelen die bij jouw evenement passen, en wij zorgen dat ze naadloos samenwerken.
Badgeprinten op locatie
Gepersonaliseerde, full-colour badges in enkele seconden, geprint op het moment dat iemand incheckt. Het juiste ontwerp wordt automatisch per groep toegepast, zonder voorbereiding vooraf.
Lead scanning voor exposanten
Exposanten scannen de QR-code op de badge en volgen hun leads direct op.
Event registratie
Sluit direct aan op je aanmeldproces, zodat alle gegevens al klaarstaan zodra de check-in begint.
Ticketing
Verkoop en beheer verschillende tickettypes die direct doorwerken in de badges en de check-in.
Real-time inzicht in de opkomst
Zie live wie er binnen is, wie je nog verwacht en wat je no-showpercentage is. Met check-in en check-out weet je ook hoelang iemand aanwezig was, handig voor accreditatie. Exporteer alles met één klik.
Bezoekerstypes & kleurcodering
VIP's, sprekers, exposanten en bezoekers zijn in één oogopslag herkenbaar, ook bij verschillende tickettypes.
Zelf inchecken
Laat bezoekers zelf inchecken bij een kiosk of op hun eigen telefoon. Minder hosts, kortere wachtrijen.
Sessie & workshop check-in
Scan de badge bij breakoutsessies, laat alleen geregistreerde bezoekers toe, en zie achteraf precies wie waar was.
Een badge die jouw evenement écht vooruit helpt
Badgeprinten op locatie lost niet alleen je check-in op. Het voegt ook waarde toe op de dag zelf.
Makkelijker netwerken
Naam en functie staan op de badge, waardoor bezoekers elkaar sneller herkennen en gesprekken makkelijker op gang komen.
Sponsor waarde & extra inkomsten
Plaats sponsorlogo's op de badge of in gebrande houders. Dat geeft je sponsors meer exposure en levert een extra inkomstenbron op.
Een persoonlijk welkom
Je hosts krijgen een melding zodra ze een VIP of spreker inchecken, zodat ze die persoon ter plekke persoonlijk kunnen begroeten.
Je staat er op de dag zelf niet alleen voor
Een engineer van Let's Get Digital arriveert ruim voordat de deuren opengaan, bouwt de check-in op, test alles en geeft instructies aan je hosts. Gedurende de aankomstperiode blijft die persoon jouw aanspreekpunt, zodat jij je kunt richten op je evenement in plaats van op de techniek.
- Opbouw, testen en instructies voordat de eerste bezoeker arriveert.
- Eén vast aanspreekpunt op locatie voor de hele check-in.
- Eén systeem van registratie tot opvolging, zonder losse leveranciers die naar elkaar wijzen.
Als er iets gebeurt?
Dan staat er iemand naast je die het oplost. Geen gezoek in handleidingen en geen wachten op een helpdesk midden in de drukte van de aankomst.
Het check-in draaiboek
Alles wat je vooraf en op de dag zelf regelt voor een vlekkeloze check-in, verzameld in één overzichtelijke checklist. Van badgeontwerp en tickettypes tot het aantal scanpunten en de planning voor de piekmomenten bij aankomst. Gebruik hem bij je volgende evenement, ook als je nog niet met ons samenwerkt.
Hoe je check-in verloopt
Dit kun je van ons verwachten, van het eerste gesprek tot en met de data na sluiting van de deuren.
-
Intake & advies
We nemen je evenement, je bezoekersaantallen en je tickettypes door, en stellen de juiste check-in samen.
-
Badge design & setup
Jij levert je eigen badgeontwerp aan. Wij zetten het op en configureren de software, zodat jij nergens meer naar om hoeft te kijken.
-
Specialist op locatie
Onze engineer arriveert ruim voordat de deuren opengaan, bouwt alles op, test het en geeft instructies aan je hosts.
-
Live check-in
Je bezoekers scannen hun ticket, de badge rolt eruit en jij ziet in real time wie er binnen is.
-
Data achteraf
Je ontvangt data over opkomst, no-shows en sessiedeelname, klaar voor je opvolging.
Vertrouwd door meer dan 5.000 evenementen
'Bij binnenkomst wil je geen gedoe. Bezoekers melden zich aan, hun badge wordt gescand en direct geprint. Keycord eraan en klaar. Dankzij het team van Let's Get Digital liep dat bij de dag van de Nederlandse Cloud precies zoals het hoort!'
[Short customer quote 1.]
[Short customer quote 2.]
Geschikt voor elk B2B-evenement
- Vakbeurzen
- Netwerkevenementen en summits
- Congressen en conferenties
- Recruitment & Carrière events
- Open dagen en klantendagen
- Interne evenementen
FAQ
Klaar om je volgende check-in vlekkeloos te laten verlopen?
Boek een gratis demo en ontdek in vijftien minuten hoe Event Check-in werkt voor jouw evenement. Vrijblijvend, met direct advies voor jouw type evenement.
