Hoe BAM Marketing Congress de volledige eventbeleving samenbracht op één platform

De uitdaging: één event, te veel losse systemen

BAM Marketing Congress is actief in de marketing-event branche en brengt jaarlijks een grote community van professionals samen. Naarmate het event groeide, nam ook de druk op de onderliggende technologie toe.

Het congres maakte gebruik van verschillende losse tools. Elk systeem had zijn eigen functie, maar de systemen waren niet met elkaar verbonden. Dat zorgde voor obstakels voor zowel de organisatie als de deelnemers. Netwerken was lastig te faciliteren, het uitgebreide programma was moeilijk te navigeren en exposanten hadden geen goede manier om leads te verzamelen.

De versnippering kostte bovendien veel tijd. OFCORES moest meerdere systemen tegelijk beheren, wat zorgde voor extra handmatig werk en het lastiger maakte om een soepele eventbeleving te bieden. Bezoekers hadden moeite om relevante contacten te vinden, exposanten genereerden minder leads dan gehoopt en het event bood daardoor minder waarde voor sponsors en partners.

Met beperkte tijd tot de volgende editie en een budget dat afhankelijk was van ticketverkoop en sponsorinkomsten, was het doel duidelijk: één geïntegreerd platform dat eventmanagement eenvoudiger maakt en tegelijkertijd netwerken, de zichtbaarheid van het programma en de waarde voor sponsors vergroot.

De oplossing: één centrale event-app

BAM Marketing Congress implementeerde de Event App van Let’s Get Digital. Het platform verving de verschillende losse tools door één centrale oplossing. Hierdoor kon de organisatie processen vereenvoudigen en deelnemers een betere digitale eventbeleving bieden.

De app bood functionaliteiten die speciaal zijn ontwikkeld voor grote conferenties. Met matchmaking- en netwerktools konden bezoekers eenvoudig relevante contacten vinden, connecties leggen, afspraken inplannen en elkaar rechtstreeks via het platform berichten sturen. Ook het programma werd overzichtelijker dankzij kleurgecodeerde tracks en de mogelijkheid om favoriete sessies op te slaan. Zo konden deelnemers in één oogopslag hun persoonlijke programma samenstellen. Dankzij de iframe-integratie kon het actuele programma vanuit de app bovendien rechtstreeks op touchscreens tijdens het event worden weergegeven. Zo konden bezoekers eenvoudig zien welke sessies er als volgende op het programma stonden.

Sponsors en exposanten kregen meer zichtbaarheid en nieuwe mogelijkheden om in contact te komen met bezoekers. Doordat alles samenkwam op één platform, kon het organisatieteam de operationele complexiteit verminderen en profiteerde iedereen van een meer verbonden eventbeleving.

Het resultaat: 1 oplossing voor het hele event, waarmee OFCORES tijd bespaart

De app zorgde voor een duidelijke verbetering van de eventbeleving. Deelnemers konden gemakkelijker door het programma navigeren en via de ingebouwde netwerkfunctionaliteiten nieuwe connecties leggen. Sponsors en exposanten kregen betere mogelijkheden om hun zichtbaarheid te vergroten en leads te genereren.

Voor het organisatieteam zat de grootste winst in de operationele efficiëntie. Door het event vanuit één platform te beheren in plaats van met verschillende losse tools, nam het handmatige werk af en werden processen eenvoudiger. Zo kon het team zich volledig richten op het event zelf.

Het platform verhoogde de waarde van het event voor alle betrokkenen: betere netwerkmogelijkheden voor deelnemers, meer leadgeneratie voor exposanten en een efficiëntere manier voor de organisatie om een grote, complexe conferentie te organiseren. Het project liet bovendien iets belangrijks zien: bij grootschalige conferenties zorgt de combinatie van netwerkmogelijkheden en een overzichtelijk programma binnen één platform niet alleen voor meer efficiëntie, maar ook voor een betere eventbeleving.